İhale ve Doğrudan Temin Süreç Yönetimi
Kamu ihaleleri ve doğrudan temin alımlarında ilan tarihinden teklif teslimine kadar bütün sürecin planlanmasına destek sağlıyoruz. İhale takvimi, belge hazırlığı, yeterlik şartları, teklif teslim yöntemi ve kritik süreler kontrol edilerek firmanın sürece düzenli ve hazırlıklı katılması amaçlanır.
Doğrudan temin süreçlerinde teklif talep yazıları, teknik koşullar, fiyat çalışmaları ve sunulması gereken belgeler incelenir. Sürecin hızlı ilerlemesi nedeniyle gözden kaçabilecek belge ve fiyatlandırma riskleri önceden değerlendirilir.
İhale Dokümanı İncelemesi
İdari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar, teklif cetvelleri ve ihale dokümanındaki diğer belgeler birlikte incelenir. Katılım şartları, teklifin hazırlanma biçimi, teslim süresi, cezai hükümler ve yüklenici sorumlulukları firma açısından değerlendirilir.
Dokümanda yer alan çelişkili, belirsiz veya teklif vermeyi zorlaştırabilecek hükümler belirlenir. Böylece firma, yalnızca ihale konusu işe değil, sözleşme döneminde üstleneceği yükümlülüklere ilişkin de önceden bilgi sahibi olur.
Yeterlik Kriterleri Analizi
İhalede istenen ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterlik şartları firmanın mevcut belgeleriyle karşılaştırılır. İş deneyim belgesi, bilanço, ciro, kapasite raporu, kalite belgeleri, personel, araç, makine ve ekipman şartları ayrıntılı şekilde kontrol edilir.
Eksik, süresi geçmiş veya ihale şartlarını karşılamayan belgeler teklif verilmeden önce belirlenir. Firmanın ilgili ihaleye katılım açısından uygunluğu ve karşılaşabileceği elenme riskleri açık şekilde değerlendirilir.
Teklif Dosyası Hazırlığı
Teklif mektubu, birim fiyat teklif cetveli, yeterlik beyanları, ortaklık bilgileri, vekâletname, imza belgeleri ve istenen diğer evrakların dosya düzeni kontrol edilir. Belgelerin doğru kişiler tarafından imzalanması, tarih ve tutar bilgilerinin uyumu ve sunuluş şekli incelenir.
Amaç yalnızca belgeleri bir araya getirmek değil, teklif dosyasının ihale dokümanıyla bütünlük içinde hazırlanmasını sağlamaktır. Teklif teslim edilmeden önce dosya üzerinde kapsamlı bir son kontrol gerçekleştirilir.
EKAP ve E-Teklif Süreç Desteği
EKAP üzerinden doküman indirme, ihale bilgilerini inceleme, e-teklif hazırlama, yeterlik bilgileri tablosunu doldurma ve elektronik beyanların kontrolü konusunda destek verilir. Sistem üzerinden yapılan işlemlerde tarih, tutar, belge ve beyan uyumu kontrol edilir.
Elektronik tekliflerde belge yükleme veya fiziksel dosya hazırlama yöntemleri ihale türüne göre değişebildiğinden, ilgili ihalenin kurallarına göre işlem yapılmasına yardımcı olunur. Teklif gönderilmeden önce elektronik onay ve gönderim aşamaları kontrol edilir.
Yeterlik Bilgileri Tablosu Kontrolü
Yeterlik Bilgileri Tablosunda beyan edilen ticaret sicili, ortaklık yapısı, iş deneyimi, bilanço, ciro, kalite belgeleri ve diğer bilgilerin doğruluğu kontrol edilir. Beyan edilen bilgiler ile dayanak belgeler arasındaki uyumsuzlukların önüne geçilmesi amaçlanır.
Tabloda eksik, hatalı veya yanlış bölümde yapılan beyanlar teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabileceğinden, her alan ihale dokümanı esas alınarak incelenir.
İş Deneyim Belgesi Uygunluk İncelemesi
Sunulması planlanan iş deneyim belgesinin ihale konusu iş veya benzer iş tanımıyla uyumu değerlendirilir. Belgenin tutarı, güncellenmiş değeri, belge sahibi, ortaklık oranı ve kullanım şartları kontrol edilir.
Yapım işi, hizmet alımı ve mal alımı ihalelerinde iş deneyimine ilişkin kurallar farklılık gösterebildiği için değerlendirme ilgili mevzuata ve ihale dokümanına göre yapılır. Belgenin yeterli olup olmadığı teklif verilmeden önce analiz edilir.
Bilanço, Ciro ve Mali Yeterlik Kontrolü
İhalede istenen bilanço oranları, toplam ciro ve ihale konusu işlere ilişkin ciro kriterleri kontrol edilir. Firmanın mali tablolarının yeterlik şartlarını karşılayıp karşılamadığı değerlendirilir.
Sunulacak yıl bilgileri, belge düzenleme şekli, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir onayları ve elektronik belgeler arasındaki uyum incelenir. Böylece mali yeterlik kaynaklı risklerin önceden belirlenmesi sağlanır.
Kapasite Raporu ve Kalite Belgesi Kontrolü
İhalede kapasite raporu, üretim yeterliği, kalite yönetim belgesi, çevre yönetim belgesi veya benzeri teknik belgeler istenmesi hâlinde bunların kapsamı ve geçerlilik süresi kontrol edilir. Belgenin ihale konusu ürün veya faaliyet alanını karşılayıp karşılamadığı değerlendirilir.
Belge üzerindeki adres, unvan, ürün adı, kapasite miktarı ve geçerlilik tarihleri incelenerek sunuma uygunluğu belirlenir.
Birim Fiyat Teklif Cetveli Kontrolü
Teklif cetvelindeki iş kalemleri, miktarlar, birimler, birim fiyatlar ve toplam tutarlar aritmetik açıdan kontrol edilir. Teklif mektubundaki bedel ile cetvel toplamının uyumlu olması sağlanır.
Ondalık basamak, yuvarlama, boş bırakılan satır, yanlış birim ve hatalı toplama gibi teklifin geçerliliğini etkileyebilecek riskler teklif sunulmadan önce tespit edilir.
Yaklaşık Maliyet ve Teklif Çalışmaları
Teklif bedeli oluşturulurken personel, araç, makine, ekipman, malzeme, yakıt, bakım, sigorta, vergi, finansman ve sözleşme giderleri birlikte değerlendirilir. İşin süresi ve çalışma şartları dikkate alınarak gerçekçi bir maliyet yapısı oluşturulmasına destek verilir.
Firma kârı, beklenmeyen giderler ve piyasa koşulları dikkate alınarak teklifin sürdürülebilir olup olmadığı analiz edilir. Amaç yalnızca düşük teklif vermek değil, sözleşme süresince uygulanabilir bir fiyat oluşturmaktır.
Personel Maliyeti Hesaplamaları
Personel çalıştırılmasına dayalı hizmetlerde ücret, SGK primi, işveren maliyeti, yol, yemek, giyim, fazla çalışma ve ulusal bayram-genel tatil giderleri değerlendirilir. İhale dokümanında belirtilen personel sayısı, çalışma süresi ve ücret oranlarına göre maliyet çalışması yapılır.
Asgari ücret değişiklikleri, işçilik maliyetleri ve sözleşme süresi içinde oluşabilecek artışların teklif üzerindeki etkisi ayrıca değerlendirilir.
Araç, Makine ve Ekipman Maliyetleri
Araç veya iş makinesi kullanılan ihalelerde kira, amortisman, yakıt, bakım, onarım, lastik, sigorta, vergi, sürücü ve operatör maliyetleri incelenir. Araç yaşı, model yılı, kapasitesi, teknik özellikleri ve çalışma süresi teklif hesabına dâhil edilir.
İdarenin yakıtı veya operatörü karşılayıp karşılamadığı gibi önemli ayrımlar dikkate alınarak maliyet çalışması hazırlanır. Teknik şartları karşılamayan araç veya ekipman riskleri önceden belirlenir.
Yapım İşleri İhale Desteği
Yapım işi ihalelerinde benzer iş grubu, iş deneyimi, yeterlik kriterleri, teklif cetveli, iş kalemleri ve sözleşme hükümleri incelenir. Proje, mahal listesi, teknik şartname ve yaklaşık maliyete esas unsurlar firma açısından değerlendirilir.
Aşırı düşük teklif açıklaması, analiz girdileri, rayiçler, işçilik ve malzeme maliyetleri gibi konularda hazırlık desteği sağlanır. İşin süresi, şantiye şartları, teminatlar ve cezai hükümler ayrıca gözden geçirilir.
Hizmet Alımı İhaleleri
Temizlik, personel, bakım-onarım, taşıma, çevre düzenleme, yemek, organizasyon ve benzeri hizmet alımlarında doküman ve teklif çalışması yapılır. Personel, araç, ekipman, malzeme ve hizmet süresine ilişkin maliyetler birlikte değerlendirilir.
Teknik şartnamedeki görev tanımları, çalışma saatleri, vardiyalar, performans kriterleri ve cezai hükümler incelenerek teklifin uygulanabilirliği kontrol edilir.
Mal Alımı İhaleleri
Mal alımı ihalelerinde ürünün teknik özellikleri, marka-model şartları, numune, katalog, garanti, teslim süresi ve satış sonrası hizmet yükümlülükleri incelenir. Teklif edilen ürünün teknik şartnameyi tam olarak karşılayıp karşılamadığı değerlendirilir.
Teslim yeri, ambalajlama, montaj, eğitim ve kabul işlemleri gibi maliyet doğurabilecek şartlar teklif öncesinde belirlenir. Numune veya katalog sunulması gereken hâllerde belge düzeni kontrol edilir.
Aşırı Düşük Teklif Açıklaması
İdare tarafından aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi hâlinde açıklamaya konu önemli teklif bileşenleri değerlendirilir. İşçilik, malzeme, araç, makine, ekipman ve diğer maliyet unsurlarına ilişkin belgelerin hazırlanmasına destek verilir.
Fiyat teklifleri, analizler, kamu kurumlarının yayımladığı birim fiyatlar ve diğer dayanakların ihale mevzuatına uygun şekilde sunulması amaçlanır. Açıklama süresi ve sunulacak belgelerin şekil şartları dikkatle takip edilir.
Fiyat Teklifi ve Tespit Tutanağı Kontrolü
Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin içerik, tarih, imza ve onay şartları kontrol edilir. Fiyat teklifine dayanak oluşturan maliyet tespit tutanağı veya satış tutarı tespit tutanağı gibi belgeler incelenir.
Teklif edilen ürün veya hizmetin açıklamaya konu maliyet bileşeniyle uyumu değerlendirilir. Belge üzerindeki eksikliklerin açıklamanın reddedilmesine yol açmaması için sunum öncesi kontrol yapılır.
Şikâyet Başvurusu Süreç Desteği
İhale dokümanındaki düzenlemelere veya ihale sürecindeki idari işlemlere yönelik şikâyet başvurularında süre, şekil ve içerik kontrolü yapılır. Başvuruya konu hususlar sistematik biçimde sınıflandırılarak ilgili belgelerin hazırlanmasına destek olunur.
Başvurunun doğru idareye ve yasal süresi içinde yapılması önemlidir. Sunulan hizmet hukuki temsil değil; dosya, süre ve süreç hazırlığına yönelik danışmanlık desteğidir.
İtirazen Şikâyet Süreç Desteği
İdareye yapılan şikâyet başvurusundan sonra Kamu İhale Kurumuna yapılabilecek itirazen şikâyet sürecinde dosya düzeni ve süre takibi konusunda destek verilir. İdarenin cevabı, ihale dokümanı ve başvuruya konu işlemler birlikte değerlendirilir.
Başvuru bedeli, başvuru süresi ve sunulması gereken belgeler kontrol edilir. Gerektiğinde hukuki değerlendirme ve temsil için alanında yetkili hukukçulardan destek alınması gerektiği belirtilir.
Teklif Değerlendirme Sonrası Destek
Tekliflerin açılmasından sonra idarenin belge, bilgi, numune, demonstrasyon veya açıklama talepleri takip edilir. İstenen belgelerin süresi içinde ve doğru biçimde sunulmasına destek sağlanır.
Kesinleşen ihale kararı, değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri ve teklif sıralaması firma açısından incelenir. Şikâyet veya sözleşme aşamasına ilişkin süreler ayrıca kontrol edilir.
Geçici ve Kesin Teminat İşlemleri
Geçici teminat tutarı, geçerlilik süresi, teminat mektubu içeriği ve sunuluş yöntemi kontrol edilir. Elektronik teminat mektubu veya banka teminatı kullanılması hâlinde ihale dokümanındaki şartlara uygunluk değerlendirilir.
İhale üzerinde kalan firma açısından kesin teminat tutarı, süresi ve sözleşme öncesi teslim koşulları takip edilir. Teminat süresinin yetersiz olması veya standart forma uymaması gibi risklerin önüne geçilmesi amaçlanır.
Sözleşme Öncesi Belge Kontrolü
İhale üzerinde kalan firmadan sözleşme öncesinde istenebilecek vergi borcu, SGK borcu, yasaklılık, kesin teminat ve diğer belgeler kontrol edilir. Belgelerin alınma tarihleri ve geçerlilik şartları incelenir.
Karar pulu, sözleşme damga vergisi ve diğer mali yükümlülükler hakkında süreç bilgisi verilir. Sözleşme imzalama süresinin kaçırılmaması için takvim takibi yapılır.
Sözleşme ve Uygulama Süreci Desteği
Sözleşme imzalandıktan sonra işe başlama, personel ve ekipman teslimi, iş programı, hakediş, raporlama ve cezai hükümler açısından süreç desteği sunulur. Yüklenicinin üstlendiği görevler ve kritik tarihler takip edilir.
İş artışı, süre uzatımı, fiyat farkı, mücbir sebep ve sözleşmenin uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek konuların mevzuat çerçevesinde değerlendirilmesine yardımcı olunur.
Hakediş ve Faturalandırma Süreçleri
Gerçekleştirilen işlere ilişkin hakediş belgeleri, miktarlar, kesintiler ve sözleşme hükümleri kontrol edilir. Fatura düzeni, KDV, tevkifat, damga vergisi ve diğer mali unsurlar muhasebe birimiyle koordineli şekilde değerlendirilir.
Hakediş dönemleri ve idarenin istediği destekleyici belgeler takip edilerek ödeme sürecinde eksik evrak kaynaklı gecikmelerin azaltılması amaçlanır.
Belge ve Süre Takibi
Faaliyet belgesi, iş deneyim belgesi, kapasite raporu, kalite belgesi, imza beyannamesi, vekâletname, geçici teminat ve benzeri belgelerin geçerlilik süreleri takip edilir. İhaleye katılım öncesinde güncellenmesi gereken evraklar belirlenir.
İhale tarihi, teklif teslimi, açıklama talebi, şikâyet süresi ve sözleşme tarihi gibi kritik günler için sistemli bir takip düzeni oluşturulur.
Firma İhale Uygunluk Analizi
Firmanın faaliyet alanı, iş deneyimi, mali yeterliği, personel yapısı, araç ve ekipman kapasitesi değerlendirilir. Firmanın hangi tür ihalelere daha uygun olduğu ve hangi alanlarda eksiklerinin bulunduğu belirlenir.
Amaç her ilana teklif vermek yerine, kazanma ve uygulama kapasitesi daha yüksek olan doğru ihalelere odaklanılmasını sağlamaktır.
İhale Fırsatlarının Takibi
Firmanın faaliyet alanına, bulunduğu bölgeye, iş deneyimine ve teknik kapasitesine uygun ihale ilanlarının belirlenmesine destek olunur. İlanlar yalnızca konu başlığına göre değil, yeterlik ve uygulama şartları açısından da değerlendirilir.
Uygun görülen ihaleler için son doküman indirme, teklif ve başvuru tarihleri firma ile paylaşılır. Böylece ihale fırsatlarının kaçırılmasının önüne geçilmesi amaçlanır.
İhale Sonucu ve Rakip Teklif Analizi
Sonuçlanan ihalelerde teklif sıralaması, yaklaşık maliyet, geçerli teklifler ve ulaşılabilir piyasa verileri incelenir. Firmanın teklif seviyesinin piyasa koşulları içindeki konumu değerlendirilir.
Elde edilen veriler sonraki ihalelerde fiyatlama, risk payı ve teklif stratejisinin geliştirilmesinde kullanılır. Bu çalışma herhangi bir sonucu garanti etmez; gelecekteki tekliflere veri sağlamayı amaçlar.
Kamu İhale Mevzuatı Desteği
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, uygulama yönetmelikleri, Kamu İhale Genel Tebliği ve ilgili düzenlemeler çerçevesinde süreç desteği sunulur.
Mevzuat değişiklikleri ve Kamu İhale Kurulu kararlarının uygulamaya etkisi firma özelinde değerlendirilir. Teknik konular anlaşılır bir dille açıklanarak firmanın süreç hakkında bilinçli karar vermesine katkı sağlanır.
Firma İçi İhale Sisteminin Kurulması
Düzenli olarak ihaleye katılan firmalar için belge arşivi, görev dağılımı, kontrol listeleri, teklif hazırlama düzeni ve süre takip sistemi oluşturulmasına destek verilir.
Muhasebe, operasyon, satın alma ve yönetim birimleri arasındaki bilgi akışının düzenlenmesi amaçlanır. Böylece her ihalede sıfırdan hazırlık yapmak yerine kurumsal ve sürdürülebilir bir ihale sistemi kurulabilir.
Kısa Yasal Bilgilendirme
FEBA İhale Danışmanlık özel bir danışmanlık firmasıdır. Herhangi bir kamu kurumu, Kamu İhale Kurumu veya EKAP ile kurumsal bağlantısı bulunmamaktadır. Sunulan danışmanlık hizmetleri ihalenin kazanılacağına veya başvuruların olumlu sonuçlanacağına ilişkin garanti içermez.